Vad är poängen?

Det verkar bli ett intressant år, 2013. Jag och Martin har jobbat mycket med att hitta rätt folk till rätt plats på jobbet, och det går framåt även om vi nog skulle må bra av någon mer senior webbutvecklare. Vi har börjat jobba i sprintar i ett av våra interna projekt, och vi lär oss mycket av det agila tänket varje dag som går.

För tydlighetens skull har vi alltså inte hoppat in i någon projektmodell såsom Scrum eller Kanban rakt av, utan fokuserar helt enkelt på att dela in arbetet i veckobaserade mini-sprintar där teamet tillsammans diskuterar igenom vad som ska göras, sätter poäng på de olika delarna och gemensamt ger ett löfte för vad som bör åstadkommas under den sagda tiden.

Att sätta poäng istället för att uppskatta tid verkade lite märkligt initialt. Vi satte 1 poäng = 3 timmar bara för att ha någon gemensam referenspunkt att utgå ifrån, men tanken är egentligen att komplexiteten på en uppgift ska ge poängen, inte hur lång tid den förväntas ta. Den stora fördelen som jag ser det med poängen är att kunna se att teamet tar sig framåt i förväntat tempo varje vecka. Att mäta hur många timmar som levererats eller hur beläggningsgraden ser ut är ju ganska irrelevant om det är produktivitet vi är ute efter. Vem som helst kan leverera 40 h/vecka, det är bara att låta tiden gå. Att rapportera in många genomförda poäng kräver däremot en insats och att det man gör dessutom har passerat någon som testar grejerna. Om teamet normalt sett brukar leverera 10 poäng på en sprint och vi plötsligt ser att det bara levereras 5 poäng under samma tid har vi ett problem. Hade vi bara sett till arbetade timmar hade kanske inte problemet upptäckts över huvud taget.

Vi började med ett mål att kunna leverera 15 poäng per vecka, och efter första avstämningen visade det sig att vi hann med ungefär 12 av de 15 poängen. Den största anledningen till att vi inte hann med allt var att ett par delar var för luddigt definierade och byggde på tycke och smak, vilket i sin tur gjorde att det blev svårt att passera testerna och klurigt för utvecklarna att veta exakt vad de skulle göra. Det försökte vi förbättra direkt till nästa sprint genom att dels ha mindre ärenden, och dels använda oss av skisser i de fall det fanns utrymme för tolkningar kring hur något skulle implementeras.

En annan svår del är at vi inte är vana vid att lägga så mycket tid på förarbetet. Redan efter 45 minuters sprintplanering börjar folk vrida på sig och undra när det är klart. Samtidigt känns det som planeringen tillsammans med testerna är de viktigaste delarna i sprinten. Slarvar vi där blir det inte bra till slut. Det är ungefär samma dilemma som jag har med att skriva offerter – ju mer tid jag lägger på dem, desto bättre blir de och desto lättare blir det att få kunden och teamet att förstå vad som ska göras. Men att lägga massor av tid på en offert som kanske aldrig blir genomförd är inte bra – och jag behövs ofta på andra platser i organisationen.

Det gick hur som helst ganska lätt att bli synkade i poänguppskattningarna. Alla är med och poänguppskattar, både projektledare och utvecklare. De som uppskattar lägst och de som uppskattar högst får förklara hur de tänker, och sedan enas gänget om en gemensam poäng. Det har hittills inte varit några större problem, och pricksäkerheten har varit förvånansvärt hög jämfört med hur det har sett ut i några av våra andra projekt.

Apropå andra projekt är det inte helt enkelt att sälja in agil utveckling mot kund. I alla fall inte att förklara upplägget och skriva offerter där vi kanske inte vet exakt vad som ska levereras. Det är sådant som gör kunden nervös. "Allt det där agila låter ju bra och så, men jag vill ha ett fastpris och veta vad jag får".

Parallellt med det här håller jag på att sätta mig in i de olika agila projektmodellerna lite mer på djupet. Boktips tas gärna emot.

Ibland blir det fel. Men säg som det är.

Vi är ju bara människor. Det är troligare att du gör fel någon gång under dagen än att allt går som det ska.

Jag har tidigare skrivit om att det är viktigt att kommunicera med sina kunder. Som arbetsgivare har jag insett att det är viktigt att mina anställa kommunicerar med mig. Jag försöker få dem att förstå att jag blir mycket gladare om jag får höra att de inte hinner med att göra något i tid än att de inte säger något alls. När folk inte säger något alls blir jag frustrerad.

Det har slagit igenom hos de flesta. De rapporterar mycket bättre nu överlag, vilket underlättar min vardag. Men vi har naturligtvis en del kvar att jobba på när det gäller kommunikationen. Egentligen borde det vara enkelt, men jag tror att många är rädda för att visa att de gjort fel och därför inte vågar säga något alls. Naturligtvis ligger det ansvaret på mig som chef att se till att vi har en såpass god stämning att alla vågar säga som det är.

En mycket roligare sak är att jag och Johanna hälsade på min bonussyster Emelie och hennes Erik förra helgen. De är ett så skönt par, och med sin dotter Carla och ett fantastiskt nyrenoverat kök är livet just nu helt underbart för dem. Det är de verkligen värda, alla tre. Tidigare på dagen hade vi spenderat en heldag på superbilligt spa i Malmö. Den affärsidén ska jag skriva om senare.

För övrigt var jag och Johanna i stugan i helgen och såg till att den är redo inför vintern. Gräset klipptes en sista gång (det har ju envisats med att fortsätta växa långt in i november) och värmen ställdes ner, samtidigt som vi plockade hem mat och värdesaker. Det är fint att man har en bror som bor i närheten och tittar till den ibland.

Sa du inte att du ville ha kvar stegen?

Ibland är det bra att förstå vad kunden menar, inte bara höra vad hon säger. Det kan bli jobbigt att fixa felen annars.

Martin har börjat som projektledare nu, och han är redan igång med att förbättra saker. Just nu pratar vi en hel del om hur vi kan se till att alltid hålla en hög standard på det vi lämnar ifrån oss. Det handlar om att kombinera sunt förnuft, lyhördhet, ärlighet och bra kommunikation med kunden och varandra. Kunden ska ju få det hon förväntar sig. Det låter enkelt, men det kan räcka att någon blir lite för stressad så tappar man i ett svep en eller flera av de delarna, och då blir det ofta kaos.

Det kommer att bli en del jobbigt förbättringsarbete, men det känns bra. Det hade dock varit skönt om man kunde pausa resten av världen ett par veckor medan man gör sina förändringar och sedan startar igång den igen, men det blir nog klurigt.

Ombilda enskild firma till aktiebolag

Jag har fått en del frågor om hur jag genomförde ombildningen från enskild firma till aktiebolag, så jag tänkte skriva ihop några rader för att hjälpa andra vilsna entreprenörer. Är du inte intresserad av bolag så blir nedanstående text antagligen ganska tråkig läsning.

Med den varningen kör vi igång. För det första brukar det inte bli en ombildning när man går från enskild firma till aktiebolag. Man registrerar eller köper ett bolag och för över tillgångarna från den enskilda firman till aktiebolaget. Normalt sett låter man sedan den enskilda firman ligga kvar parallellt med aktiebolaget i något eller några år för att slippa skattesmällar av exempelvis expansionsfonder som ska lösas och hinna flytta över alla abonnemang till AB:t.

Jag valde att köpa ett befintligt bolag istället för att registrera ett helt nytt. Det går snabbare, och i många fall kan du komma billigare undan genom att köpa ett vilande bolag. Nackdelen är att vilande bolag har en historik och kan ha avtal som du i värsta fall kan bli ansvarig för. Ditt bolag ser kasst ut i kreditupplysningarna ett tag framöver, men det brukar oftast inte vara några större problem om du kan visa upp historiken för din enskilda firma.

I mitt fall köpte jag ett bolag där stora delar av aktiekapitalet var förbrukat. Det första som fick göras var att sätta in pengar i ett så kallat villkorat aktieägartillskott. Pengar som jag kan ta ut skattefritt när bolaget har arbetat upp kapitalet igen. Det innebär att aktiekapitalet kan utgöras av obeskattade pengar, vilket är betydligt billigare än att först ha skattat för pengarna privat för att sedan sätta in dem i ett bolag igen.

Glöm inte kolla om det gamla bolaget du köper har några skulder eller avtal som kräver att du betalar något. Stora skatteskulder eller dyra leasingavtal är inget man vill upptäcka någon månad efter man har köpt bolaget och tillfört nytt kapital.

Allting gjordes med hjälp av en revisionsbyrå, i det här fallet Deloitte. Framför allt var det bra att de fick hantera saker som hände i den enskilda firman efter den så kallade ombildningen, men som egentligen hörde hemma i aktiebolaget. Priset för att jag bara behövde tala om hur jag ville ha det, få alla avtal färdigskrivna och i stort sett bara se glad ut var omkring 18 000 kr.

Själva bolaget köpte jag av förre ägaren för 38 000 kr (samma summa fanns kvar på bolagets konto), och aktieägartillskottet var på 62 000 kronor. De senare kan jag plocka ut igen i juli när bokslutet har blivit godkänt.

Du kommer även behöva en styrelsemedlem till förutom du och din revisor. Denne behöver inte göra något praktiskt, men ska ändå stå med. Du behöver kontakta banken och få igång nya konton för bolaget. Att peka om bankgiro är en enkel match, speciellt om kontona ligger i samma bank.

Men rekommendationen är: blanda in en seriös revisor. Det är värt en del pengar att kunna sova gott om nätterna. Du kan säkert komma billigare undan än jag om du är beredd att göra en del jobb själv.

Svettigt men roligt

Det är mycket på agendan nu. Jag dras mellan flera olika projekt där de flesta är mycket intressanta. Mitt i alltihop bestämde jag mig dessutom för att lansera den där nya webbplatsen åt firman som jag har pratat om så länge. Den är inte klar än, men på god väg. Jag tänkte jobba med den lite då och då de kommande veckorna för att få fram rätt budskap.

Eftersom jag sitter stilla hela dagarna på jobbet införskaffade jag ett exemplar av EA Sports Active och trodde att det skulle lösa problemet. Än så länge har det fungerat, även om det känns lite skumt att träna framför TV:n i vardagsrummet. Men tjugo minuter på morgonen är ungefär vad jag hinner med i träningsväg, så det här ska nog bli bra.

Jag kan även tipsa om programmet Billings som är helt fantastiskt för frilansare som behöver ha koll på hur mycket de ska debitera sina kunder. Jag pratar antagligen mer om det i nästa avsnitt av Webbradion. Nu är det dags för en runda golf med Johanna, Martin och Stefan.

Arbetsväder

Nu när vädret har varit lite mer arbetsvänligt (läs: ösregn) så har jag fått en hel del gjort på jobbet. Idag hade jag bland annat en givande lunch med Åsa Hovrell på Hovrell media. Vi pratade affärsutveckling och framtiden för min firma. Jag fick massor av bra tips och nu är jag verkligen sugen på att utveckla bolaget till något betydligt större än det är idag.

Jag har också haft möte med Deloitte angående bokföring och redovisning. De fixar biffen åt mig, så jag slipper ta hand om all bokföring själv. Deras timtaxa var vettig, det vill säga att jag tjänar mer på att jobba med mina projekt, så jag ska träffa dem och gå igenom hela ekonomin i nästa vecka. Det ska bli ruskigt skönt att fokusera mer på det jag är bra på.

För övrigt lunkar projektet Webbradion på i lagom takt. Det är roligt att spela in webbradio, även om vi fortfarande ser oss som glada amatörer. Det verkar vara många som uppskattar programmet också, trots att vi har en ganska smal målgrupp.

För övrigt finns det en till David Svensson som har sin arbetsplats på Videum. Vår namnlikhet har ställt till det flera gånger. I går blev jag inbjuden till grillfest av en person jag bara träffat ett par gånger, och det tog ett tag innan jag förstod att han hade bjudit in fel person. Men inbjudan kvarstod, så nu blir vi två Davidar på grillfesten.

Det här vill jag inte göra längre

Nu har jag bestämt mig för att jag inte har tid att sitta med bokföringen i min firma. Jag har ju fullt upp med jobb, så det är lika bra att jag gör vad jag är duktig på. Jag är inte duktig på bokföring. Jag fixar det, men det tar lång tid. För att inte tala om de här vansinniga dagarna med deklarationen. Det tar tid som jag hellre skulle lägga på något annat. Det är ju webbutveckling och utveckling av mitt företag jag vill syssla med, inte sortera papper.

Jag kommer antagligen att ombilda den enskilda firman till ett aktiebolag i samma veva. Är det någon som har tips om vad man ska tänka på när man letar bokföringsnissar och revisorer och sådant?

Statistik för webbtjänster

Jag driver som bekant några olika webbtjänster. Vissa av dem går bra, och andra mindre bra. Än så länge har jag inte haft stenkoll på hur bra varje tjänst går, jag vet på ett ungefär vad de drar in på ett år men har ingen närmare koll.

Det ska det bli ändring på nu. Jag vill se vad det är som gör att vissa av projekten går bra, medan andra knappt får ihop till serverhyran. Till att börja med ska jag naturligtvis hålla ett öga på besöksstatistiken för de olika sajterna. De flesta har någon slags webbanalysprogram, men nu ska jag se till att jag installerar Google Analytics på samtliga webbtjänster. Jag gjorde det exempelvis igår på Gästbok.nu och har haft det sedan starten på Klottr.

Nästa steg blir att kolla beställningssidornas effektivitet. På Klottr gör jag redan det med hjälp av målspårning i Google Analytics. Eftersom jag programmerar det mesta själv ser jag också till att jag får ett mail varje månad med statistik över nyregistrerade medlemmar, hur många som har köpt något och hur de har betalt (SMS, telefon, kreditkort etc.).

Det är bara att inse att vilken statistik som är intressant kan variera kraftigt beroende på vilket webbapplikation vi tittar på. Men för ägaren är det oftast intressant att se hur stor försäljningen är. Att jämföra detta med antalet besökare till tjänstens huvudsida eller landningssidor blir ett mått på hur effektiv sidan är. Många webbapplikationer har dessutom en gratisvariant av sina tjänster. Jämför hur många gratisanvändare du har mot hur många betalande användare som finns på tjänsten.

I grova drag brukar jag sikta på att fem procent av förstagångsbesökarna ska skaffa ett gratiskonto. Omkring tio procent av dessa blir sedan betalande kunder. På Think Vitamin finns ett snyggt diagram över detta med mer detaljer om vilka verktyg man kan använda. För egen del räcker Google Analytics plus lite egenhändig statistik över betalningar alldeles utmärkt.

Att få ett mail från sin egen tjänst varje månad är ganska lagom. Det gör inte så mycket om det blir lite manuellt jobb att klistra in informationen i ett Numbers-dokument för att se kurvor över utvecklingen och jämföra med tidigare månader. Det får gärna ta en liten stund så att jag verkligen tittar på informationen.

Ytterligare ett plus är att man kan använda informationen för att sälja sin webbtjänst om man inte vill driva den vidare. Det är precis sådan information som en potentiell köpare letar efter. Jag ska knåpa lite till på min statistik och när den ser ut som jag vill delar jag nog med mig av dokumentet.

Några tips på andra saker som är viktiga att mäta? Är en gång i månaden för sällan eller för ofta?